Solanas Recuperaciones · Guía para empresas
Cambia de oficina sin trasladar un archivo que ya no necesitas.
Una mudanza es una oportunidad para revisar el archivo de tu empresa. Pero antes de vaciar armarios, conviene decidir qué documentos deben conservarse y cuáles pueden enviarse a destrucción confidencial.
¿Qué hacer con los documentos confidenciales antes de una mudanza? Revisa el archivo con la persona responsable, separa lo que debe conservarse de lo que tiene autorizada su eliminación y mantén los documentos protegidos hasta su retirada. Coordina la destrucción confidencial antes del traslado para evitar que las cajas descartadas lleguen a la nueva oficina.
1. Revisa el archivo antes de empezar a embalar
Cuando se acerca el traslado, es habitual guardar todo en cajas para decidir después. El resultado puede ser una nueva oficina con los mismos archivadores saturados y documentación cuya utilidad nadie ha revisado.
Empieza por identificar los archivos de cada departamento: administración, recursos humanos, compras o atención al cliente. Asigna una persona responsable de revisar cada conjunto y decidir su destino. La antigüedad de un documento, por sí sola, no es un criterio suficiente para eliminarlo.
Antes de autorizar una destrucción, confirma con los responsables de la empresa qué documentación debe conservarse y qué asuntos siguen abiertos. Si hay dudas sobre un expediente, mantenlo separado para su revisión.
2. Separa los documentos según su destino
La clasificación más útil para una mudanza es la que permite saber qué hacer con cada caja. Evita mezclar documentación que seguirá utilizándose con papeles pendientes de revisar o con material autorizado para destruir.
Conservar
Documentos necesarios para la actividad o que la empresa ha determinado que debe mantener.
Revisar
Expedientes cuyo destino no está decidido. Deben permanecer identificados hasta resolver la duda.
Destruir
Documentación cuya eliminación ya ha sido revisada y autorizada por la persona responsable.
Identifica las cajas con una referencia interna, el departamento y el destino. Utiliza etiquetas que permitan organizarlas sin exponer datos personales o información sensible en el exterior.
3. Mantén protegido el papel confidencial
Nóminas, fichas de clientes, contratos o informes internos pueden contener información que no debe quedar a la vista durante la mudanza. Mantén esa documentación en una zona de acceso controlado mientras se prepara su destino.
Evita dejar cajas abiertas en pasillos, zonas de carga o espacios compartidos. Informa al personal que participa en el traslado sobre qué cajas se transportan y cuáles quedan reservadas para una recogida independiente.
Depositar documentos legibles en el circuito ordinario de papel para reciclar no equivale a destruir su información. Para el archivo confidencial destinado a eliminación, consulta un servicio específico de destrucción de documentos confidenciales.
4. Coordina la recogida con el calendario de la mudanza
Una vez autorizada la eliminación, comunica a la empresa de destrucción dónde está el archivo, su volumen aproximado y las fechas disponibles. Indica también la planta del edificio, la existencia de ascensor y las condiciones de acceso.
Si puedes, organiza la retirada antes de la jornada principal de mudanza. Separar ambos trabajos facilita el control de las cajas y evita pagar un traslado de documentación que no necesitas llevar al nuevo local.
- Volumen: número aproximado de cajas o archivadores.
- Ubicación: dirección, planta y punto de recogida.
- Accesos: ascensor, escaleras y restricciones de carga.
- Calendario: fecha del traslado y margen para la retirada.
- Constancia del servicio: consulta la disponibilidad y condiciones del certificado de destrucción.
En Solanas Recuperaciones puedes consultar el servicio de recogida y destrucción confidencial para empresas. Si necesitas acreditar la eliminación del archivo, solicita información sobre el certificado al organizar el trabajo.
5. Organiza el archivo que llega a la nueva oficina
La revisión no termina al cerrar las cajas. Prepara una relación del archivo que se conserva y decide dónde se guardará en el nuevo espacio. Esto ayuda a localizar los expedientes y a evitar que la documentación pendiente de revisión quede olvidada.
Cuando termine el traslado, confirma que las cajas conservadas han llegado a su destino y que el material reservado para destruir no se ha mezclado con ellas. Guarda la documentación del servicio de destrucción si la has solicitado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo destruir todos los documentos antiguos antes de mudarme?
No conviene decidirlo solo por su antigüedad. La persona responsable debe revisar qué documentación necesita conservar la empresa y autorizar qué puede eliminarse.
¿Escanear un documento permite tirar el original?
No necesariamente. Tener una copia digital no resuelve por sí solo si el original debe conservarse. Confirma el criterio aplicable a cada tipo de documento antes de autorizar su destrucción.
¿Qué diferencia hay entre reciclar papel y destruir documentos?
El reciclaje busca recuperar el material. La destrucción confidencial tiene además el objetivo de hacer ilegible la información. Por eso, el papel con datos sensibles necesita una gestión específica antes de su reciclaje.
¿Qué debo indicar para consultar una recogida en Córdoba?
Facilita la ubicación de la oficina, el volumen aproximado de documentos, los accesos y las fechas previstas. Con estos datos, Solanas Recuperaciones puede estudiar las características del servicio.